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團隊中安靜做工的一群人
2021.08.13
文/林鳳儀(行政部主任)
十字繡背面的風景

校園福音團契,向來重視學生福音事工的第一線,從每週的團契聚會、學生陪讀與約談、查經班、服務隊和各式營會,都在福音廣傳、人才培育的目標下更新精進;學生工作的圖景構成一幅豐富的十字繡。

十字繡的背面,有另一幅畫面,是學生工作第二線的行政團隊。總務同工在舊大樓穿梭,維修各樣的設備,清除垃圾,還要解決鼠患難題。財務同工耐心處理營會收支,記錄帳務,讓奉獻者第一時間收到奉獻收據;面對每年國稅局的查帳,會計師和財務顧問都盡力使校園的帳務清楚明白。資訊同工建置電腦、網路、內部系統程式、營會活動 App ……。一幅美麗的十字繡,是由背面的整齊來成就正面的美麗;良好的行政團隊,得以使第一線的事工發揮得淋漓盡致。


行政部整併緣由

作為後勤事工單位,資訊、財務、總務需要溝通協調各樣事務。好比說,舊大樓時期就曾因電力線路老舊,怕負載過重,總務、資訊兩部門共同討論應變方法,結合中華電信的電力監測系統,監控舊大樓的用電量。

過去這些事工的協力,多由總幹事與總部組長召開會議商議。當時總部轄下共十一個單位會一起分派、協調,由總幹事親自關照各單位執行的情況。後經由組織顧問建議,決議總部以下一級主管調整為不超過七個,其中資訊、總務、財務三個行政單位則整併為行政部。若三個部門之間有狀況,可以直接透過行政部主任出面協調、決策,較能減少總幹事事必躬親的壓力,讓總幹事聚焦在策畫、前瞻、連結的任務上;機構內部也能更加整齊、同步,維持組織的穩定運作。


行政部三處的職責簡介

回首過往,對行政部內三處的同工而言,從舊大樓到新大樓,走過許多艱辛的道路。

|資訊處

資訊部門於 1994 年十月成立。資訊處過去對內一直致力於設計丶佈建、管理電腦網路和資安系統,並負責事工所需的軟體系統,舉凡校園內部 APP、各式營會 APP,都由資訊處同工研發製作。

新大樓建造期間,資訊處對外承擔了與廠商共通規劃大樓電信、資訊和弱電系統的浩大工程。特別在弱電領域,由於過去舊大樓沒有中控系統、電子門禁與監視系統,在弱電方面毫無經驗,於是提出針對弱電系統的發包文件,審核遴選承包廠商。工程進行中面臨層出不窮的問題,並且得在大樓安全和經費運用中拔河,十分不容易。目前資訊處以極精簡的人力,在例行的資訊、程式工作外,接手電信、資訊與弱電系統管理,求神繼續賜下力量幫助同工。
 

 
|總務處
 
舊大樓時期,總務同工需要面對危老建築問題、錯綜複雜的線路;重建時期,則扮演建置臨時辦公室、拆除搬運、監工建造的角色。興建大樓的三年間,他們每周奔波,來回查驗各式鋼料,並在諸多艱難中協助大樓拿到使用執照,是重建階段不可或缺的要角。
 
大樓啟用後,於內,總務處面對大量日常庶務;於外,他們與各發包廠商配搭,進行機電管理、消防管理。同工得熟知設備運作原理、消化各項專業知識,才能與發包廠商在技術上妥善規劃,盡力協調最佳效率、節省經費支出;並且也需要具備強大應變力,有智慧地處理新大樓的種種突發狀況。
 
 
|財務處
 
相較之下,財務處的事工變動是三個部門中較小的。然而搬入新大樓後,增加的空間與器材有大量的財產需要整理造冊;且須面對政策的種種變動,讓財務同工的工作量大增。此外,大環境支付方式越趨多元,也促使同工重新檢視既有的奉獻管道。考量到未來系統可能需要調整與更新,求主在過程中賞賜智慧,帶領同工有良好的評估與決策。

以行政部整體而言,過去舊大樓時期、尚未組織改造前,管理業務規模相對小、人力相對少;隨著組織改造、搬入新大樓,各處的工作內容均陸續加深、加廣,也逐步衍伸出更明確的分工。期待藉著三處的整併,使行政部同工由下而上更凝聚整合,在與其他部溝通時,也能以行政部層級為思考事工的出發點,使討論能由上而下更聚焦。


組織改造後的挑戰與願景

目前行政部轄下三處,手中各自有龐大的工作量,需要積極地與各事工組協調任務;而隨著社會環境變遷,大樓的安全性增加了許多要考量的因素。因此,在新大樓使用初期,管理部門與同工之間產生「 安全管理 」與「 空間開放 」的張力。同工團隊在種種不容易中,努力建構著學生工作落實在新大樓的畫面。

在福音運動中,「 運動 」需要彈性,才能隨時因應各樣狀況,回應外在環境的需要;「 組織 」卻需要維持穩定,以保持機構能夠順暢運作。行政部各處,面對校園福音團契的種種需要與期待,也在絞盡腦汁找出最佳做法,使大樓場地能兼顧安全、節能、便利;讓各樣軟硬體正常運作。如此才能在穩固的基礎上,擴大事工發展的彈性,成為學生整體事工的後盾。
 
 
求主使用校園行政部團隊,成就學生福音工作這幅十字繡豐富的背面。
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消息與代禱、財務報告

七月
總收入:6,599,623
總支出:4,434,567
結餘:2,165,056
累積結-2,552,860
 
  1. 1.受疫情影響,110 學年度各校延後開學,因此各事工組、各地區的聯合聚會活動都需要調整。求主幫助各地同工有智慧因應。
     
  2. 2.為各校團契的新生工作代禱,求主讓新生對福音有渴慕的心,並在生活適應與課業學習上,有聖靈的引導及主話語的教導,使他們的屬靈生命扎根、成長。
     
  3. 3.求神賜福給各校團契的同工、輔導及學長姐,即使受疫情影響,在新學期的服事上能夠同心合意,在各校中用諸般的智慧傳揚耶穌基督福音。
 
 
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